Remote-Arbeit und die Auswirkungen im internationalen IT-Projektmanagement
Es war zweifelsohne eine sehr turbulente Zeit, die im März dieses Jahres auf die Welt hereingeprasselt ist und seither mit ihren Auswirkungen unseren beruflichen Alltag massiv verändert hat. Quasi von heute auf morgen hieß es für unsere Projektleiter & Consultants bei NTS Retail nicht nur vom bewährten Bürogebäude ins Homeoffice zu übersiedeln, sondern mit einem Mal entfiel auch der direkte Kundenkontakt vor Ort aufgrund der geltenden Reisebeschränkungen.
Nachdem in Europa nun nach einem Sommer der Lockerungen wieder restriktivere Maßnahmen eingeführt werden, steht wiederum eine Rückkehr zu mehr Remote-Arbeit bevor. Mit einem Rückblick auf die letzten Monate und Eindrücke aus dem Umgang mit Telearbeit bei NTS Retail möchten wir eine Perspektive auf die neue Realität geben, die sich aus den pandemiebedingten Zusammenhängen für Unternehmen auf der ganzen Welt herausformt.
Eine konstruktive Meeting-Kultur auch bei Video-Calls
Die Umstellung auf reine Telearbeit im Homeoffice zog durchaus auch einige positive Aspekte mit sich. Insbesondere zeigte sich schnell, dass der Übergang auf Remote-Arbeit leichter fiel als anfänglich gedacht und sich durch die reibungslose Umstellung auf Video-Calls, eine positive Entwicklung hinsichtlich der Meeting-Kultur einstellte. Sowohl interne als auch externe Video-Calls, teilweise mit vielen Teilnehmern, standen seit Beginn der Corona-Krise an der Tagesordnung. Die Meeting-Teilnehmer zeigten sich Punkto Pünktlichkeit und Anwesenheit sogar noch disziplinierter als vor dem Lockdown. Meetings starteten mit allen vorgesehenen Teilnehmern und waren auch in der Regel innerhalb der veranschlagten Zeit zu Ende. Der Einsatz von niederschwelligen Kommunikationstools wie Microsoft Teams erlaubt es den Teilnehmern, etwaige Verspätungen effektiv und schnell an andere Meeting-Teilnehmer zu kommunizieren. Dies wäre im Fall von Terminen vor Ort ungleich schwieriger umzusetzen. Somit ist diese Effizienz in der Kommunikation ein klarer Vorteil und ein Punkt für die Remote-Arbeit.
Konsequente Verfolgung von Projektzielen trotz Telearbeit
Vor allem auf der Ebene des Projektmanagements konnten wir bei NTS Retail Startschwierigkeiten vorbeugen. Dadurch, dass manche Besprechungen auch vor der Corona-Krise bereits remote stattfanden, war es unseren Projektleitern möglich, ein weiterhin konsequentes Verfolgen von Projektzielen sicherzustellen. Workshops wurden wie gewohnt so organisiert, dass Teilnehmer über Video- und Telefonkonferenzen zusammen an diversen Projekten arbeiteten. Als wichtigstes Kriterium, um dabei eine problemlose Zusammenarbeit sicherzustellen, erwies sich eine stabile Internetverbindung, gefolgt von einer auf den passenden Personenkreis adaptierten, aussagekräftigen Agenda.
Nachhaltige Zusammenarbeit als Erfolgsrezept
Um die Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie entsprechend einzuhalten, mussten auch die bisher überwiegend vor Ort abgehaltenen Spezifikationsworkshops auf Remote-Arbeit umgestellt werden. Dabei konnten wir beobachten, dass das neue Format der Zusammenarbeit die Qualität dieser Workshops keineswegs minderte. Ein wichtiger Aspekt dabei war die Tatsache, dass sich alle Unternehmen rund um die Welt mit derselben Problematik auseinandersetzen mussten und dies mehr oder weniger zum selben Zeitpunkt. Aus diesem Grund rückte das Thema Zusammenarbeit mittels digitaler Kommunikationstools sofort für alle in den Fokus, wodurch sich durchwegs eine sehr positive Dynamik einstellte.
Um die Arbeitsatmosphäre so angenehm wie möglich zu gestalten, waren Projekt-Stakeholder allerorts dazu bereit, sich bestmöglich mit den neuen Gegebenheiten zu arrangieren. Ebenso wie beim direkten Kundenkontakt war es essenziell, kulturelle Bedürfnisse und Gepflogenheiten nach wie vor zu berücksichtigen, da Arbeitsweisen nur minimal vom Arbeitsmodus beeinflusst werden. So konnten wir im Zuge unterschiedlicher Projekte bereits viele erfolgreiche Remote-Workshops abhalten.
Der Umgang mit dieser neuartigen Situation seitens unseres Projektmanagement-Teams verdeutlichte, dass Telearbeit in der Praxis durchaus funktioniert. Viele Prozesse konnten dadurch sogar vereinfacht werden. Mit Hinblick auf die globale Ausrichtung unseres Unternehmens bargen die wegfallenden Reisen zu On-Site-Meetings und die daraus gewonnene Zeitersparnis fundamentale Vorteile, welche durch die Einführung von Remote-Arbeit geschaffen werden konnten. Auf diese Art investierte man die gewonnene Zeit in konkrete Arbeitszeit und konnte somit den Effizienzverlust durch Remote-Sessions wieder ausgleichen.
Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit
Seit Beginn der Pandemie hat sich der Modus in der Zusammenarbeit um eine Facette erweitert: Die Zusammenarbeit in einer Mischform aus Remote-Arbeit und direkter Zusammenarbeit im Büro. Besonders in dieser Situation ist es entscheidend, dass die Teams kontinuierlich im Austausch bleiben. Da die üblichen Möglichkeiten zum informellen Austausch – der gemeinsame Kaffee, das Mittagessen, die Gespräche zwischen Tür und Angel – entfallen oder nur eingeschränkt stattfinden können, sind wir als Organisation gefordert, Wege zu finden, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu fördern und den Teamspirit hochzuhalten. Innerhalb der Projektteams bedeutet das vor allem noch mehr auf einen regelmäßigen Austausch zu setzen und bei Meetings, die sowohl mit Teilnehmern in einem Besprechungsraum als auch mit virtuellen Teilnehmern stattfinden, besonders darauf zu achten, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und der Informationsaustausch ideal funktioniert.
Fazit: Remote ist absolut möglich, aber der direkte Zugang bleibt wichtig
Als zwischenzeitliche Schlussfolgerung können wir beobachten, dass die Akzeptanz für Remote-Arbeit und die Bereitschaft zu Anpassungen im Hinblick auf die effiziente Gestaltung der Arbeitsweise sowohl intern, also auch in Kooperation mit unseren Kunden signifikant gestiegen ist. Auch wenn der Einstieg und der Übergang zur Telearbeit gut bewältigt wurden, so wurde uns ebenso die Wichtigkeit von direktem Kundenkontakt bestätigt, vor allem bei Diskussionen von entscheidenden Themen und Prozessentscheidungen. Auch wenn die Arbeitsweise gut angenommen wurde, so freuen sich unsere Projektteams schon wieder sehr auf die Möglichkeit, wieder direkt und persönlich vor Ort mit unseren Kunden zusammenarbeiten zu können. Letztlich ist Projektarbeit auch in einem sehr wesentlichen Sinne von der intensiven Zusammenarbeit zwischen Individuen getragen und dabei ist ein direkter, zwischenmenschlicher Kontakt immer noch unersetzlich.
Es bleibt für alle – für unsere Kunden genauso wie für unsere Projekt-Teams – eine neue Situation, in der stets ein gewisses Maß an Unsicherheit mitschwingt. Dementsprechend sind ein konstanter Austausch, möglichst direkte Wege und die richtigen Prozesse entscheidend, um schnell auf sich einstellende Veränderungen reagieren zu können.
